Chroń, archiwizuj, niszcz – podstawowe zasady RODO w Twoim biurze.

Od 25 maja 2018 r. na terenie całej Unii Europejskiej wprowadzono Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych w skrócie – RODO. Wprowadzenie rozporządzenia od samego początku budziło wiele kontrowersji, między innymi ze względu na horrendalne kary przewidziane za nie przestrzeganie zawartych w dokumencie przepisów.

Prawo do bycia zapomnianym, prawo do przeniesienia danych osobowych, czy konieczność bezwzględnego niszczenia wszelkich niearchiwizowanych dokumentów zawierających dane osobowe to tylko nieliczne obowiązki przedsiębiorców prowadzących firmy. W tym artykule podpowiemy Ci jakie artykuły powinieneś nabyć by odpowiednio archiwizować, przechowywać, chronić oraz niszczyć dane osobowe Twoich klientów.

Po pierwsze CHROŃ!

Ochrona danych osobowych jest kluczowym zagadnieniem RODO i nie mówimy tu tylko o ochronie w kontekście systemów informatycznych. Jeśli pracujesz z danymi osobowymi na co dzień powinieneś zaopatrzyć się w:

filtry prywatyzujące

Filtry prywatyzujące pozwalają nam ochronić dane osobowe przed wścibskim wzrokiem podglądaczy a jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy zdarza nam się pracować w zatłoczonych miejscach. Filtry stanowią dodatkową ochronę danych i powinny być wykorzystywane w każdym przedsiębiorstwie czy instytucji w którym osoby z zewnątrz mogą mieć dostęp wzrokowy do danych wyświetlanych na wymienionych wcześniej urządzeniach.

szafki na dokumenty zamykane na klucz 

kolejnym bardzo ważnym elementem wyposażenia naszego biura powinny być specjalne szafki na dokumenty z dodatkowym zamknięciem na kluczyk. Zazwyczaj są one niewielkich rozmiarów i mieszczą dokumenty w formacie A4. W zależności od modelu oraz producenta mogą posiadać od 5 do 10 szuflad na dokumenty z zamknięciem na klucz. Ta forma ochrony danych jest bardzo ważna gdyż pozwala nam na bezstresowe przechowywanie ważnych dokumentów z danymi osobowymi, które w danej chwili są nam niezbędne i nie kwalifikują się do zniszczenia. Po skończonej pracy dokumenty zamknięte w takiej szafce z pewnością będą odpowiednio zabezpieczone przed dostępem do nich osób niepowołanych.

szafki do przechowywania kluczy 

podstawowym zabezpieczeniem naszego biura jest zamykanie go na klucz – niby banał a jednak wiele osób zapomina, że nie wystarczy zamykać tylko drzwi wejściowych do firmy. Każde pomieszczenie biurowe powinno być zamykane na osobny klucz a te z kolei powinny znajdować się w wyznaczonym w polityce bezpieczeństwa firmy miejscu. Bardzo dobrym rozwiązaniem pozwalającym na bezpieczne przechowywanie kluczy jest specjalna szafka na klucze zabezpieczona kodem cyfrowym, szyfrem bądź klasycznym zamknięciem na klucz. Po zakończonej pracy wszystkie klucze lądują w takiej szafce a następnego dnia pracownik znający do niej hasło otwiera wszystkie pomieszczenia biurowe.

zamykany pojemnik na dyskietki i płyty CD 

 

sejf 

niektórzy mogą uznać to za przesadę jednak mimo wszystko posiadanie sejfu w biurze - szczególnie w dobie RODO - ma sens. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nakłada na przedsiębiorców oraz instytucje obowiązek archiwizowania danych osobowych. To od nas zależy w jaki sposób będziemy archiwizować dane, jednak niezależnie czy zrobimy to w pliku arkuszu kalkulacyjnego czy na zewnętrznym nośniku danych w naszej gestii jest bezwzględne zabezpieczenie tych danych przed dostępem osób niepowołanych. W sejfie możemy przechowywać zaszyfrowany dysk zewnętrzny, klucze do serwerowni lub plik z ważnymi hasłami zabezpieczającymi system informatyczny. Dane chronione w ten sposób z nie wpadną w niepowołane ręce a w razie kontroli ten typ ich zabezpieczenia z pewnością zostanie pozytywnie odebrany przez kontrolera.

Po drugie ARCHIWIZUJ!

Archiwizowanie dokumentów biurowych pozwala nam łatwo odnaleźć wszelkie pisma oraz zachować porządek w biurze. Archiwizować dane osobowe możemy na dysku naszego komputera, zewnętrznym nośniku danych, serwerze czy w tradycyjny „papierowy” sposób. Nie ważne jednak jaki sposób archiwizacji wybierzemy powinniśmy pamiętać, że sama czynność archiwizowania ma istotne znaczenie w mechanizmie ochrony i zabezpieczenia danych osobowych.

nośniki danych 

podstawową zasadą przechowywania danych osobowych na nośnikach takich jak dysk zewnętrzny, płyty CD czy nośniki typu pendrive jest ochrona odczytu ich zapisu. Nośnik możemy zabezpieczyć hasłem lub pliki na nim zawarte poddajemy konwersji i również szyfrujemy hasłem. Zabezpieczenie hasłem jest bardzo ważne, szczególnie w sytuacji, gdy taki nośnik zostanie zgubiony. Dlatego zawsze pamiętaj – zabezpieczaj nośniki danych hasłem!

segregatory, teczki, pudła archiwizacyjne

 

Po trzecie NISZCZ!

• poziom P4 pozwala na niszczenie tzw. „danych szczególnie poufnych i wrażliwych” m. in. dokumentacji pracy, danych klientów, faktur, dokumentów podatkowych oraz finansowych.
• poziom P5 pozwala na niszczenie tzw. „danych tajnych” czyli arkusze bilansu finansowego oraz rachunku zysków i strat, dokumenty strategiczne (białe księgi), dokumenty projektowe i inżynieryjne, dane osobowe.
• poziom P6 pozwala na niszczenie tzw. „tajnych danych o wysokim poziomie bezpieczeństwa” to jest: patenty, dokumenty badawczo -rozwojowe.
• poziom P7 pozwala na niszczenie dokumentów określanych mianem „ściśle tajne” a więc między innymi: ściśle poufnych danych dla sektora wojskowego, ambasad oraz agencji informacyjnych.

Oczywiście dzisiejsze niszczarki posiadają szereg dodatkowych funkcji takich jak niszczenie płyt kompaktowych czy plastikowych kart kredytowych.

Mamy nadzieję, że Nasz artykuł będzie dla Państwa przydatny i wartościowy. W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt z naszym Biurem Obsługi Klienta.